Внедрение процессного подхода для повышения управляемости организацией

Введение бизнес-процессов позволит повысить управляемость организации, снизить влияние человеческого фактора и себестоимость продукции и услуг.

Определение бизнес-процессов

Бизнес-процесс — это основной предмет управления организацией. Грамотное выделение процессов и построение модели управления приносит сокращение временных и ресурсных потерь, позволяет увеличить прибыль.

Управление, основанное на процессном подходе, качественно изменяет деятельность организации на уровне ее межфункциональной интеграции. Применение процессно-ориентированной модели позволяет:

  • Учесть и удовлетворить максимум требований клиента
  • Оптимизировать рутинное оперативное управление
  • Выявить узкие места и потенциальные возможности работы
  • Определить и утвердить последовательности действий персонала
  • Диверсифицировать и развить бизнес на основе формализованных процессов
  • Самоорганизовать бизнес для постоянного совершенствования

Такие преимущества явно выделяют этот метод управления, который гарантирует постоянную результативность и высокую эффективность деятельности организации.

Выделение бизнес-процессов

Выделение бизнес-процессов можно разбить на четыре этапа.

Первый этап. Необходимо определить основные процессы, приносящие добавочную стоимость продукту и процессы, обеспечивающие добавление этой стоимости. В производственной организации к основным процессам относятся: управление контрактами, разработка продукта, производство продукта и его реализация. К обеспечивающим относим все ресурсные процессы: персонал, инфраструктура, закупки, финансы и информационная поддержка.

Второй этап. Необходимо определить владельца каждого процесса. Для эффективного управления организацией нужно правильно делегировать полномочия, так каждым процессом руководит поставленный менеджер. Руководитель организации получает только конечные сведения по анализу процесса и принимает ключевое решение.

Третий этап. Необходимо каждый процесс представить в виде так называемого «черного ящика»: определить входы/выходы/необходимые ресурсы/управляющие воздействия/данные для анализа. Выход каждого предыдущего процесса представляет собой вход в следующий.

Четвертый этап. Необходимо определить критерии для измерения и анализа каждого процесса. Эти критерии позволяют управлять процессом и контролировать его состояние. При регрессе процесса (понижении результативности) можно поймать тот момент, когда следует вмешаться в его ход и, предприняв особые меры, вывести его в положительную динамику. Критерии процесса являются мерой достижения целей, которые необходимо достичь в каждом виде деятельности организации.

Описание бизнес-процессов

Самым простым способом описания бизнес-процессов является создание карты процесса. Такую карту в дальнейшем можно преобразовать в стандарт организации, если это принято документооборотом предприятия, или создать по ней модель процесса.

Карта бизнес-процесса «Производство продукции»
Карта бизнес-процесса «Производство продукции» (pdf откроется по клику)

Модель процесса — это графическое (схематичное) описание потока данных процесса. Для составления модели процесса используют различные нотации — наборы специальных знаков, правил и условных обозначений.

Самой первой и простой нотацией для моделирования и описания бизнес-процессов организации является методология семейства IDEF, которая была реализована в программе BPWin. В ней можно создавать как общую модель процессов, так и детализированную до микропроцессов. Есть возможность создавать функциональные диаграммы, диаграммы потока работ, проводить функционально-стоимостной анализ, а также вести документированное сопровождение процессов. Для удобства работы в программе создаются перекрестные ссылки, что позволяет быстро просмотреть всю информацию о процессе. Основной недостаток данной программы состоит в том, что создана она была более 20 лет назад, а последнее ее обновление прошло аж в далеком 2003 году.

Схема взаимодействия процессов в нотации IDEF0
Схема взаимодействия процессов в нотации IDEF0

В настоящее же время самой удобной нотацией для описания бизнес-процессов организации является методология BPMN, которую поддерживает продукт Microsoft Visio. Но для использования всех возможностей, как и для любого продукта Microsoft, необходима лицензия. Возможности так же, как и у BPWin огромные, вплоть до управления конкретным проектом организации, встроенном в процессную модель, а также решения проблем, возникающих на стыке нескольких процессов. Добавлена деятельность по определению и предупреждению рисков.

Но на первых порах можно обойтись и без специализированных программ, описать все на бумаге и представить в виде карты процесса. Карта отражает все данные процесса: его цель, владельца, исполнителей, руководящую документацию, а также критерии, методы и периодичность оценки процесса.

Мониторинг бизнес-процессов

После того, как описаны все процессы, необходимо установить целевой показатель каждого критерия. Лучше, если этот показатель будет нацелен на долгосрочный период, на тот результат, к которому организация стремится в идеале. При этом устанавливаются также зоны работоспособности процесса (высокая, средняя и низкая).

Таблица мониторинга процесса «Производство» и корректирующие действия (pdf откроется по клику)
Таблица мониторинга процесса «Производство» и корректирующие действия (pdf откроется по клику)

Мониторинг критериев проводим каждый квартал и оцениваем степень достижения целей. Если работоспособность процесса находится на низком или среднем уровне, необходимо определение причин, по которым показатели данного процесса не достигнуты, и действий, которые поспособствуют устранению этих причин и выведению процесса на прогрессирующий уровень.

Преимущества процессной модели

Предложенный метод управления организацией позволяет оперативно выявить проблемы, которые препятствуют стабильной работе и достижению поставленных целей. Он обеспечивает прозрачность управления организацией. При общем анализе результативности процессов по критериям выявляются проблемы не только конкретного вида деятельности, но и смежных видов, лежащих на стыке взаимоотношений нескольких процессов.

Вследствие своевременного устранения таких проблем повышается управляемость организации, при этом влияние человеческого фактора сводится к минимуму, а также происходит оптимизация себестоимости продукции и услуг. Таким образом меняется качество самой организации в сторону процессно-ориентированной, в которой каждый человек является участником непрерывного процесса деятельности и стремится достичь целей организации в разрезе своих собственных.

Понравилась статья? Следите за новыми материале в нашем Telegram канале!
(5,00)
Загрузка...

Елена Терешина

Заместитель начальника отдела управления качеством и сертификации
АО «УКБП»