Автоматизация управления компанией: как добиться результатов

Для любой компании выбор уровня автоматизации управления, на который она должна выйти к концу проекта, – одно из наиболее важных решений, от правильности которого зависит, станет ли именно для неё применение информационных технологий (и особенно ERP-систем) прорывом на новый уровень эффективности или же не принесет ощутимой пользы. При этом для конкретной организации оптимальный уровень автоматизации управления меняется во времени, отражая рост уровня менеджмента, типичный для отрасли и региона уровень автоматизации, а также смену поколений сотрудников и управленцев и стремление организации научиться быстро и безболезненно меняться, перестать бояться и избегать перемен. Чтобы найти этот оптимальный уровень, организации нужно серьезно продумать несколько тем. Их мы и рассмотрим ниже.

Ручное управление vs автоматизированное

Автоматизация управленческой деятельности и создание ИТ-систем управления крупными организациями – основная специализация нашей компании. И всё же, полностью осознавая ценность и потенциал автоматизации, я считаю, что не стоит совсем отказываться от ручного управления в компании, полагая, что идеальная система управления в любом случае – автоматизированная. На личном опыте могу сказать, что все-таки система управления меняется вместе с ростом и развитием организации. И когда система управления соответствует потребностям организации, а коммуникации между подразделениями выстроены, ручное управление требуется только в критических ситуациях. При соблюдении этих условий многие бизнес-процессы можно переводить на автоматизированное управление с наименьшими рисками.

Этот подход мы применяем и по отношению к своему предприятию. На сегодняшний день автоматизация процессов позволила нам:

  • Повысить рентабельность проектов. Средний показатель по компании вырос с 15% до 25%, за счет прозрачного управления себестоимостью проекта. В нашей системе ведется оперативное планирование задач и учет времени по выполненным задачам, проводится оперативный план-фактный анализ трудозатрат по проекту.
  • Улучшить корпоративную культуру. Повысилась вовлеченность сотрудников и удовлетворенность работой, лояльность к компании и дисциплина за счет получения объективной информации, на основании которой формируются решения по улучшению системы мотивации и адаптации сотрудников.
  • Сделать значительно более оперативным сбор информации и сократить трудозатраты на ее обработку. Если раньше информация хранилась разрозненно, то есть в разных системах, и на ее сбор требовался минимум 1 день, то после автоматизации сбор информации сократился до 1 часа, за счет того, что выполнена интеграция со всеми информационными системами компании, и все данные автоматически попадают в единую базу, причем этот процесс контролируется на всех этапах.

Опыт наших клиентов и нас самих показывает: когда автоматизация охватывает все ключевые процессы управления, повышается и качество управленческих решений топ-менеджеров предприятия. В первую очередь, за счет того, что руководители постоянно получают оперативную, детальную и достоверную информацию.

С чего начать

В отношении внедрения ERP-решений очень распространен совет начинать со второстепенных участков, где ошибки не создают каких-либо рисков. Я считаю этот подход пустой тратой времени, ведь не будут же руководители организации неделю за неделей и месяц за месяцем увлеченно заниматься третьестепенными задачами и ничего не значащими участками работ! Напротив, в первую очередь необходимо автоматизировать именно процессы, имеющие высокое влияние на стратегическое развитие компании. Например, наша компания развивается достаточно быстро, постоянно растет объем и масштаб проектов, появляются проекты по новым направлениям, включая новые ИТ-решения и программные продукты. Соответственно, нам постоянно нужны высококвалифицированные и компетентные специалисты разного профиля (консультанты, бизнес-аналитики, эксперты по платформе 1С, разработчики ПО и др.). Поэтому для нас (и других компаний со сходными проблемами роста) один из первых процессов для автоматизации – это управление персоналом.

Автоматизация процессов внутри компании – это ответственный сложный проект, требующий:

  • Согласованного бюджета
  • Утвержденных сроков
  • Компетентных специалистов
  • Четко выстроенныхбизнес-процессов
  • Определения ответственных за каждый этап
  • Выявления рутинных и наиболее трудоемких операций, автоматизировав которые, можно заметно сократить ручной труд и связанные с ним сложности (отклонения от регламентов, ошибки, трудности масштабирования и др.)
  • Понимания, каких результатов мы ожидаем от автоматизации этих бизнес-процессов, т. е. каков предполагаемый эффект изменений, можно ли его измерить

В проектную команду должны быть выделены специалисты, квалификация которых отвечает уровню решаемых задач. Чтобы работа не казалась людям слишком простой и неинтересной, но чтобы намеченные результаты были гарантированно получены. Отмечу также, что прежде чем приступать к конкретным изменениям, повышающим уровень автоматизации управления на предприятии, необходимо подготовить детальный план-график работ с указанием сроков и ответственных, сформировать четкое техническое задание – с учетом требований всех заинтересованных сторон.

Особенности автоматизации управления

В нашей компании управление персоналом выходит далеко за рамки расчета заработной платы и ведения кадрового учета. Так, нам очень важны функции работы с кадрами, помогающие лучше планировать изменения и сглаживать реакцию на них, а также выравнивать эффективность управления различными видами деятельности предприятия в целом.

В управлении персоналом многие задачи тесно взаимосвязаны. Поэтому я считаю, что в этой сфере комплексная автоматизация гораздо более рациональна, чем автоматизация каких-то отдельных функций. Первый вариант позволяет получить максимальные синергические эффекты.

На сегодняшний день, достигнутый уровень автоматизации существенно помогает в рекрутинге и позволяет решать чрезвычайно сложные задачи по работе с кадровым составом компании (формирование кадрового резерва, обучение персонала, анализ и оценка работы персонала, адаптация новых сотрудников, разработка систем мотивации персонала). При этом на решение большинства кадровых вопросов теперь требуется гораздо меньше времени (в частности из-за того, что из системы можно очень оперативно получить данные по каждому сотруднику). Длительность выполнения большинства перечисленных операций снизилась по крайней мере в 2 раза (при одновременном улучшении их результатов). Такого эффекта можно ожидать и в эффективных проектах, выполняемых для внешних заказчиков.

Важный пример таких данных – аналитические отчеты, дающие полную картину практического опыта и компетенций сотрудника. На основе этих сведений мы всегда можем выполнить наиболее результативную рокировку ресурсов с целью получения более эффективных проектных групп и получения более высоких результатов в проектах. Кроме того, внедрение системы ключевых показателей эффективности (KPI) позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника и по результатам совершенствовать систему мотивации и разрабатывать программу обучения.

Как адаптировать персонал к новому стилю работы

Начинать строить новую систему управления с качественного разъяснения сотрудникам происходящих изменений. Как именно это лучше сделать, зависит от традиций конкретной организации. Например, можно провести демонстрацию нового функционала информационной системы или отдельных программ. Такая демонстрация будет эффективнее, если в нее войдут общая презентация и живые видеоролики, делающие обучение более понятным и занимательным. Нельзя забывать и о разработке подробных инструкций, к которым сотрудники смогут обращаться при решении конкретных производственных задач.

Нашей компании эти задачи решать проще, т. к. она сертифицирована по системе менеджмента качества ISO 9001:2015, требующей, чтобы все процессы были четко регламентированы. Регламентация процесса позволяет сотруднику ясно понимать, как выстроен автоматизированный процесс, какие требования необходимо выполнять, чтобы данный процесс был результативным.

Приобретенные сотрудниками знания необходимо регулярно контролировать и мониторить – одним из таких инструментов является внутренний аудит, который проводится выделенным специалистом. В ходе таких аудитов фиксируются все выявленные несоответствия, как по работе самой системы, так и по нарушениям требований сотрудниками. По совокупности этих данных система создает отчеты, позволяющие проводить детальный анализ и вырабатывать корректирующие мероприятия. Отчет включает такие параметры как: ответственный (сотрудник допустивший нарушение), период, нарушенный критерий (например, конкретное требование регламента), область нарушения (тот бизнес-процесс или задача, в рамках которого допущено нарушение), причины нарушения, статус устранения нарушения (закрыто/не закрыто).

Преимущества автоматизации

Корректно и максимально полно автоматизированный процесс управления, конечно же, удобен руководству и топ-менеджерам компании, т.к. позволяет:

  • Экономить массу времени на принятие управленческих решений по организационным, кадровым или финансовым вопросам. Как пример, в нашей компании значительно сокращается время на получение информации по освоению и финансированию проекта, что в свою очередь позволяет лучше управлять финансовыми и трудовыми ресурсами организации.
  • Получить целый набор инструментов (например, оперативные аналитические отчеты, объективные данные по персоналу, доступ к карточке сотрудника, информацию для взвешенных кадровых решений), полезных как при высоком уровне автоматизации, так и в ситуации ручного управления.
  • Более полно и контролируемо раскрыть потенциал каждого сотрудника, ускорить развитие его профессиональных качеств, а также повысить производительность труда персонала.
  • Снизить расходы компании (финансовые и ресурсные) за счет сокращения времени на выполнение трудоемких операций.
  • Самим сотрудникам иметь возможность получать от неё прозрачную информацию о своем развитии (система грейдов). В будущем это будет функция личного кабинета сотрудника.

Наш опыт показывает: постоянно повышающийся уровень автоматизации и технологичности в компании реально стимулирует и мотивирует сотрудников к личностному развитию.

Как выбрать поставщика решения

Сегодня на отечественном ИТ-рынке представлено множество российских и зарубежных программных продуктов. Среди таких продуктов есть как «коробочные» и «локальные» решения, так и ERP-системы. «Коробочные» решения, конечно же, обладают более низкой стоимостью и короткими сроками внедрения. Но при этом функциональные возможности, включая интеграцию с остальными бизнес-системами в компании, сильно ограничены.

Системы автоматизации управления

В начале проекта мы рассмотрели наиболее популярные (на этот момент) системы в области автоматизации управления персоналом:

  • «БОСС-Кадровик» (подсистема HRMS)
  • MySAP HR
  • прикладное решение «зарплата и управления персоналом»
  • ERP-системы

Первые две программы позволяют автоматизировать «локальные» задачи. Но за счет реализации с помощью интернет-технологий, эти системы не требуют после установки дальнейшей поддержки. В данных системах эффективно реализованы возможности для выполнения учетных и управленческих задач. MySAP HR – это интегрированное решение для управления человеческими ресурсами, ориентированное на крупные корпорации, для которых актуальны задачи управления мобильным и распределенным по всей стране персоналом. Прикладное решение «Зарплата и управление персоналом» ориентировано на средние и крупные предприятия и предназначено для автоматизации системы управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы. В ERP-системах же не только присутствуют HR-модули (модули управления персоналом), но это еще и целый комплекс интегрированных программных инструментов для создания единой базы данных, благодаря которым обеспечивается автоматизация процессов планирования, учета, контроля и анализа всех ключевых аспектов деятельности организации. И, конечно же, данный HR-модуль логично устанавливать в компаниях, где ERP-системы являются корпоративным стандартом.

У конкурирующих продуктов почти всегда есть свои плюсы и минусы, что затрудняет выбор. Чтобы снизить вероятность ошибки, необходимо как можно четче прояснить несколько моментов:

  • позволит ли продукт в полном объеме реализовать те задачи и процессына которых базируется основная деятельность компании
  • насколько система будет проста в использовании
  • легко ли будет интегрировать новый программный продукт с другими элементами информационной системы компании

Последнее обстоятельство становится всё более важным и может стать решающим доводом в пользу того или иного продукта.

Еще один важнейший фактор, влияющий на выбор программного продукта, – это опыт компании в реализации его сложных «внедрений», наличие в штате компетентных сотрудников (имеющих сертификаты, подтверждающие квалификацию по необходимым направлениям).

Рекомендации по внедрению

Как и при реализации любого крупного проекта, к автоматизации внутри компании необходимо подходить с большой ответственностью. Все-таки такой проект всегда служит достижению стратегических целей компании, и здесь нельзя опираться только на «хотелки» пользователей. Чтобы избежать множества тяжелых ошибок при старте и в ходе автоматизации, нужно:

  • Не пожалеть сил на разработку методической базы внедрения – корпуса формализованных взаимоувязанных методик.
  • Написать подробное техническое здание, содержащее конкретные требования к процессам автоматизации. А при создании плана-графика выполнения работ должны учитываться как внутренние, так и внешние риски, иначе трудно будет соблюсти сроки и бюджет проекта.
  • Подобрать мотивированную проектную команду, квалификация которой соответствует сложности и характеру решаемых задач.

Заключение

Отмечу, что критерии и рекомендации, о которых я говорила выше, мы используем, создавая системы управления предприятием как для наших клиентов, так и для своей компании. Именно так мы пришли к решению внедрить у себя полнофункциональную ERP-систему. Выполнив этот проект и проведя интеграцию с существующими бизнес-системами в компании, мы получили возможность постоянно видеть общую картину процессов отдельных подразделений и всей компании. И легко можем спуститься на любой нужный уровень детализации. На этой основе уже не так трудно было перейти к управлению на основе объективных данных (DDM, или data-driven management), а также начать экспериментировать в области автоматизации и роботизации управленческих решений.

Нашу компанию это привело к более согласованному и оперативному принятию управленческих решений и управлению компанией в целом. Приобретенный опыт позволил значительно повысить эффективность внутреннего ERP-решения и найти границы, за которыми эти методы становятся рискованными или даже опасными. А эти знания мы перенесли в проекты для наших клиентов, создавая решения, где инновационность сочетается с разумным консерватизмом.

Рассылка Бизнес умом
Свежие материалы у Вас на почте каждую неделю
Отправляя данные, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
(4,00)
Загрузка...

Светлана Гацакова

Директор департамента ALP Group